Es wird angespannt im Sitzungsraum, Blicke verdichten sich, man kann die Luft quasi schneiden…. Wer hat dies nicht schon erlebt? Gerade noch war eine konstruktive Diskussion im Gange und plötzlich ist der Flow verebbt – ganz im Gegenteil, nichts geht mehr… und ein Klassiker zeigt sich, in dem ein Prozesskonflikt fast zur Eskalation führt.
Oft ist jedoch hinter vorgehaltener Hand klar, dass der Prozesskonflikt an sich ein Beziehungskonflikt ist…
Und an diese wagen sich nur wenige proaktiv ran… ggfs. besser aussitzen, nach dem Motto «das wird schon wieder», «die Vernunft wird’s richten» – doch: wird sie das?
Klar ist – wenn Konflikte nicht gut gemanagt werden, können sie ein Team erheblich beeinträchtigen und sogar förmlich lahmlegen.
Konfliktmanagement gehört daher zu den grössten Ängsten neuer Manager. Gemäss einer Studie von Benjamin Laker und Vijay Pereira erleben rund 38% der Arbeitnehmer in UK jährlich zwischenmenschliche Konflikte, und in den USA verbringen Mitarbeitende fast drei Stunden pro Woche mit Konflikten. Insgesamt kann Konfliktbewältigung bis zu 40% der Zeit eines Managers in Anspruch nehmen.
Doch: Konflikte sind nicht prinzipiell schlecht – sie sind oft der Ausgangspunkt für die besten Ideen, die durch eine zu Beginn ggfs. kontroverse und konstruktive Auseinandersetzung entstehen.
Und Achtung – wenn es in einem grösseren Team gar keine Konflikte gibt, besteht eine gute Chance dafür, dass «vorgespultes Gruppendenken nach Normen» so ausgeprägt ist, dass keine Diversität mehr zugelassen wird – was wiederum die Innovationrate prinzipiell schmälert.
Also geht es darum, Konflikte nicht zu vermeiden, sondern konstruktiv und offen anzugehen.
Ausschlaggebend dabei ist, ihre Ursachen zu verstehen.
Um dies herauszufinden, haben Benjamin Laker und Vijay Pereira mehr als 1.000 Erstmanager und deren direkte Mitarbeitenden in 76 Unternehmen weltweit befragt. Durchweg wurde festgestellt, dass das Erkennen der Ursache oder des Auslösers einer stressigen Situation Konflikte verhindern kann, bevor sie beginnen.
Die vier Auslöser der Mehrheit (91%) der Konflikte innerhalb von Organisationen werden durch folgende Thematiken verursacht:
-Kommunikationsunterschiede (39%),
-undurchsichtige Leistungsstandards (14%),
-unvernünftige Zeitvorgaben (16%) und
-unklare Erwartungen (22%).
Was hilft also?
1. Klare Kommunikationskanäle etablieren. Wichtige Gespräche als Investment sehen.
Oft sind wir mit multiplen Kommunikationskanälen parallel konfrontiert.
Es hilft, firmen- und teamintern festzulegen, welche Informationen auf welchem Kanal geteilt werden – wo werden Informationen geteilt, die keine unmittelbare Antwort erfordern, sondern eher als Information dienen? Und via welchem Medium werden Fragen geteilt, die am besten in Echtzeit Antworten bedürfen?
Ernste, kontroverse Debatten oder sensible Informationen sind eher für persönliche Treffen (oder zumindest ein Online-Meeting) geeignet. Das wird im «Eifer des Gefechtes» nur allzu oft nicht als genug wichtig genommen.
Es ist oft ganzheitlich betrachtet wesentlich effektiver, dafür «gefühlt» mehr Aufwand zu betreiben…. – denn: Kommunikation ist nicht der Schlüssel – das gegenseitige Verständnis ist es!
Tipp: Kommunikationsunterschiede effektiv überwinden
1.1. Offene Kommunikationskultur fördern:
Regelmässige Team-Meetings und gegenseitige Feedback-Runden – nicht 1x im Jahr, sondern schlicht als regelmässiges Tool, das Transparenz und Erleichterung im Sinne des Abbaus möglicher Spannung schenkt.
1.2. Klare Kommunikationsrichtlinien:
Einheitliche Werkzeuge und klare Prozesse.
1.3. Interkulturelle Sensibilität:
Schulungen und Mentoring-Programme.
1.4. Aktives Zuhören und Empathie:
Tiefere Beziehungen und breiteres Verständnis.
2. Seien Sie transparent bezüglich Leistungserwartungen.
Ein Fehler, der gemäss oben erwähnter Studie oft bei Erstmanagern gesehen wird, ist das Quantifizieren und Nachverfolgen absolut aller Aktivitäten ihrer Teammitglieder zur Messung der Leistung. Dies ist oft auf mangelnde Erfahrung oder Unkenntnis darüber zurückzuführen, welches tatsächlich ganzheitlich gesehen die wichtigsten Dinge sind, die verfolgt werden müssen, und wie sie gewichtet werden sollten.
Tipp: Undurchsichtige Leistungsstandards klären
2.1. Klare Leistungskennzahlen:
SMART-Ziele und transparente Fortschrittsverfolgung.
2.2. Regelmässige Leistungsbewertungen:
Konstruktives Feedback und Entwicklungsbereiche identifizieren, auch unterhalb des Jahres
2.3. Mitarbeitende einbinden:
Gemeinsame Zielvereinbarungen und damit eine erhöhte intrinsische Motivation fördern.
2.4. Transparente Erwartungen:
Regelmässige Kommunikation und Dokumentation.
2.5. Unterstützendes Arbeitsumfeld:
Schulungen, Anerkennung und Belohnung.
3. Definieren Sie realistische Timings.
Konflikte am Arbeitsplatz können auftreten, wenn Teammitglieder unterschiedliche Erwartungen an Zeitmanagement oder Fristen haben. Oft kommt dies bei Projektarbeit vor, wenn jemand die Zeit, die ihr/e KollegIn für die Erledigung einer Aufgabe benötigt, falsch einschätzt oder nicht berücksichtigt wird, an was die Projektpartner gerade sonst noch alles arbeiten. Folglich wird mehr erwartet als «vernünftig» ist, was zu 16% der gesamten organisatorischen Konflikte beiträgt.
Die gute Nachricht? Dies lässt sich lösen.
Tipp: Unrealistische und damit demotivierende Zeitvorgaben vermeiden – besser realistisch-ambitiös gestalten
3.1. Realistische Zeitplanung:
Analyse vergangener Projekte und Pufferzeiten.
3.2. Mitarbeitende einbinden:
Fachwissen nutzen und gemeinsamen Planungsprozess fördern.
3.3. Priorisierung:
Wichtigste Aufgaben identifizieren und fokussiertes Arbeiten fördern.
3.4. Kontinuierliche Überprüfung:
Regelmäßige Fortschrittskontrollen und Anpassungen.
3.5. Schulung und Unterstützung:
Zeitmanagement-Training und offene Kommunikation.
4. Klare Aufgaben- und Rollenerwartungen festlegen.
Diese Erwartungen müssen transparent und gegenseitig akzeptiert sein. Wenn jeder davon ausgeht, dass jemand anderes für die Erledigung einer Aufgabe verantwortlich ist, gehen Aufgaben unvermeidlich verloren, was zu Schuldzuweisungen, Vorwürfen und verpassten Fristen führt – eine Kombination, die zu 22% der gesamten organisatorischen Konflikte beiträgt.
Wir empfehlen bei komplexen Projekten die Erstellung eines kurzen Leitfadens, der die Erwartungen an Ihre Teammitglieder, ihre Rollen und zugewiesenen Aufgaben, insbesondere bei Projekten, die mehrere Personen betreffen, festlegt. 88% der von der Leitung der Studie als am effektivsten eingestuften Manager taten dies.
Unklare Erwartungen eindeutig formulieren
4.1. Klar definierte Rollen:
Detaillierte Stellenbeschreibungen und Verantwortlichkeitsmatrizen.
4.2. Feedback-Gespräche:
Regelmässige Einzelgespräche zur Klärung von Erwartungen.
4.3. Transparente Zielsetzung:
Klare, erreichbare und messbare Ziele.
4.4. Dokumentation:
Schriftliche Festhaltung von Erwartungen und Nutzung von Projektmanagement-Tools.
4.5. Schulung und Unterstützung:
Coaching, Mentoring und Kultur des Wissensaustauschs.
Ein effektives Konfliktmanagement ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Gesundheit jeder Organisation. Studien haben gezeigt, dass Unternehmen, die Konflikte gut managen, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität aufweisen. Beispielsweise hat eine Studie der American Management Association (AMA) herausgefunden, dass gut gemanagte Konflikte zu einer 25%igen Verbesserung der Teamleistung und einer 30%igen Steigerung der Innovationskraft führen können.
Indem Kommunikationsunterschiede überwunden, Leistungsstandards klar definiert, realistische Zeitvorgaben gesetzt und Erwartungen eindeutig formuliert werden, wird eine Arbeitsumgebung geschaffen, in der Mitarbeitende ihr volles Potential entfalten können.
Dies führt nicht nur zu einem positiven Arbeitsklima, sondern auch zu besseren Geschäftsergebnissen.
Es lohnt sich, das Thema Konfliktmanagement in einem Team offen anzusprechen. Entspannung tritt direkt ein, gemeinsame Guidelines können definiert werden – und das Netz der psychologischen Sicherheit wird ganz nebenbei sehr viel tragfähiger.
Zur Freude aller Beteiligten.
Weiterhin viel Erfolg beim Gestalten einer offenen Feedback-Kultur!
